Facturación electrónica en Colombia sí paga

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Agencia de Noticias UN - Unimedios

Aportes a la estrategia medioambiental, garantías en la autenticidad e integridad de la información, ahorro de tiempo y costos, son algunos de los beneficios que ha traído al país la adopción de este sistema.

Estos fueron los resultados de un estudio realizado por la contadora pública Cindy Paola Jaimes Martínez, especialista en Gerencia y Administración Tributaria y magíster en Contabilidad y Finanzas de la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) Sede Bogotá, en el cual identificó cuatro dimensiones organizacionales en las que se obtenían beneficios con este sistema de información: estratégica, informacional, transaccional y transformacional.

Inicialmente en Colombia la facturación electrónica en las empresas era voluntaria. Sin embargo, después de que el Gobierno nacional comenzó a exigirlas –a través de la Ley 18192 de 2016– empezó a convertirse en un tema impositivo.

“Las políticas públicas de recaudo tributario están optando por la implementación de la facturación electrónica con el fin de que las autoridades fiscales estén cada vez más enteradas de todas las transacciones económicas que se realizan en Colombia”, explica la experta Jaimes. Esto, como pasa con casi toda imposición, generó cierta resistencia inicial por parte de empresas y organizaciones.

Por esta razón, la investigación buscaba dilucidar si más allá de las obligaciones que exigía el mecanismo, también representaría beneficios organizacionales que los administradores no estuvieran identificando. Para ello se estudió una entidad del sector agropecuario que estaba en ese proceso inicial de adopción de la facturación electrónica.

La cara positiva de la moneda

En cuanto a la dimensión estratégica, se encontró que la facturación electrónica es amigable con el medioambiente, genera una relación más transparente entre los proveedores, clientes y el Estado, y mejora el servicio al cliente, pues con este proceso cualquier situación que se presente en la facturación se puede atender más rápidamente.

En la dimensión informacional se encontró que se tiene información en tiempo real, que en el caso de las ventas facilita la toma de decisiones, facilidad en la conciliación de los datos contables entre los clientes, proveedores y el Estado, garantías de autenticidad e integridad y una mejor gestión documental, por no tener que archivarse físicamente.

En lo transaccional, reduce el tiempo de entrega de la factura al cliente y hay una redirección al personal a tareas más productivas puesto que, al ser un proceso más sistematizado, ahorra tiempo. También se reduce el costo de la emisión de facturas por el ahorro del papel, tinta y uso de activos fijos, y disminuye gastos logísticos, de correspondencia y almacenaje.

En la dimensión transformacional se observó una mayor eficiencia en el proceso de facturación. Hubo una disminución en los periodos de cobro de cartera, el cual se da porque los stakeholders (partes involucradas) del proceso tienen la información a tiempo.

Además se reduce el uso de papel, tinta y generación de CO2, disminuye las fallas humanas, reduce tiempos de gestión, administración y contabilidad y mejora la utilización de los espacios físicos pues no se requiere uno para almacenar.

Aplicables a cualquier empresa

Para llevar a cabo el levantamiento de la información se utilizaron encuestas dentro de la organización estudiada. Por otro lado, se identificaron los hechos normativos y la parte histórica de la facturación electrónica en Colombia, para después validar, por observación directa, cómo fue el proceso (qué hitos tuvo) de implementación y adopción.

Se esperó un tiempo de asentamiento del sistema con todos sus usuarios, y después se hicieron encuestas sobre tópicos relacionados con los impactos que ha generado la facturación electrónica no solo en Colombia sino en otros países.

La magíster resalta que estos instrumentos de evaluación y los resultados positivos pueden verse reflejados y aplicados en otras empresas de diversas industrias.

También expresa que actualmente la facturación electrónica en Colombia no está siendo investigada de una manera amplia, por lo que sería interesante extender a futuro esta línea de investigación relacionada con los beneficios que no solo este sino otros sistemas de información pueden aportar a las organizaciones de una manera transversal con todos los stakeholders.

El estudio fue dirigido por la profesora Beatriz Helena Díaz, de la UNAL Sede Bogotá, y apoyado por el Grupo de Investigación en Sistemas y Tecnologías de Información en las Organizaciones (GISTIC).

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